Организация мероприятий – это всегда ответственная и сложная работа: необходимо не только тщательно распланировать мероприятие и программу, но и найти конференц-зал, который будет отвечать всем требованиям для проведения продуктивной и комфортной встречи.
Рассказываем: как найти конференц-зал и на что следует обратить ваше внимание?
Как выбрать конференц-зал и организовать образцовую конференцию.
Итак, Вы организуете мероприятие: обучение коллектива, семинар, вебинар, встреча, коворкинг, или командотворческое мероприятие для сотрудников?
Первоначально определитесь с количеством приглашенных людей, ведь от этого зависит грамотная рассадка, и соответственно размер потенциально идеального конференц-зала.
Самые популярные типы рассадки:
• Театральный тип
Совершенный тип рассадки, который подойдет для большого количества людей.
Участники конференции занимают свои места рядами, как в театре. Между рядами обязательно оставляют проход для свободного передвижения спикера и удобного выхода на «сцену».
Такой тип рассадки не требует четкого взаимодействия между участниками конференции и отлично подойдет для лекций, презентации новых продуктов, собраний руководителей и т.п.
• «П» – подобное расположение стульев
Этот тип рассадки отлично подойдет для внутренних тренингов, обучения и коммуникации между работниками.
Участники семинара сидят фактически напротив друг друга, а внутри остается место для свободного подключения и использования необходимой техники.
• Зал заседаний
Такой тип рассадки участников подходит для встреч, видеоконференций, и дискуссий.
Представляет собой длинный стол (до 20 человек), со свободным доступом к розеткам, компьютерам и другим цифровым носителям.
• Школьный зал
Этот тип рассадки подойдёт для небольшого количества людей. Участники такой конференции занимают свои места за импровизированными партами, и преимущественно не активно участвуют в обсуждении.
Выступает лектор или спикер, другие участники записывают, делают пометки в ноутбуках.
• Командные столы
Лучший тип рассадки для проведения корпоративных тимбилдингов, обучения и коммуникации между подразделениями. Напоминает рассадку, как на банкетные столы.
• Полумесяц
Подходит для дискуссий и коммуникаций у небольшого числа участников. Слушатели сидят за круглым столом, оставляя в центре место для цифровых носителей, экрана или проектора.
Если вы планируете сложную и длительную коференцию, убедитесь в том, что:
• Конференц-зал оснащен необходимым количеством стульев для всех участников мероприятия. А также, есть ли возможность изменять их расположение, тем самым изменяя рассадку участников;
• В помещении есть кондиционер и обогрев;
• Если Вы хотите использовать различные цифровые носители, а также визуальные эффекты – уточните у администратора, есть ли в конференц-зале необходимое оборудование (магнитно-маркерная доска, экран, телевизор, проектор, микрофоны);
• Скоростной интернет – именно та важная составляющая, которая способна сделать вашу конференцию удачной;
• В конференц-зале должно быть достаточное количество розеток, а шнуры от техники не должны препятствовать спикеру или слушателям в свободном передвижении;
• Освещение – подходит ли оно именно для вашего мероприятия?
• Кофе и закуски для кофе перерыва. Если в конференц-зале не предусмотрена комната отдыха – позаботьтесь о том, чтобы участники мероприятия не остались уставшими и голодными.
Каким должен быть конференц-зал?
Итак, совершенный конференц-зал это:
• Вместительное и открытое, хорошо освещаемое и проветриваемое пространство;
• С обязательной охлаждающей и согревающей системами;
• Достаточным количеством посадочных мест;
• Возможностью перемещения кресел или отдельной мебели;
• Достаточное количество розеток;
• Скоростной интернет;
• Возможность использования дополнительной мебели;
• Наличие дополнительных материалов для проведения современной конференции (магнитная доска, экран, телевизор, проектор и прочее);
• Комната для отдыха или организация отдельного места для кофепрерыва.
Конференц-зал в Карпатах
Идеальное место для проведения рабочих встреч, обучения, тимбилдинга или семинаров с рабочим коллективом, а также отдыха – это Карпаты.
Только представьте: обучение или рабочие встречи в комфортном и просторном конференц-зале, а в свободное время вы с коллективом наслаждаетесь отдыхом (SPA, бассейн и сауны) или интересным досугом – квесты, походы, пикники или экстремальный досуг.
И все это в окружении могущественных Карпатских гор, в живописном уголке – TAOR Karpaty Resort & Spa****.
В нашем комплексе есть все необходимое для того, чтобы ваша встреча прошла так, как вы планируете: скоростной Интернет, современный и удобный конференц-зал со всем необходимым оборудованием, качественный сервис, вкусная кухня, организация обедов и кофеперевов, качественный и интересный досуг для всего коллектива.
